Podróż służbowa jako okazja na urlop?

Chcesz zarezerwować pokój w hotelu? Znaleźć weekendowy nocleg w Zakopanym lub Gdańsku? Wybierz się w podróż służbową! Takie twierdzenia coraz częściej pojawiają się na różnych stronach internetowych lub komentarzach w mediach społecznościowych. Jednak czy są one prawdziwe?

Pomimo częstych modyfikacji treści rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (obecnie z 01.12.2020 r.), niezmiennie wskazuje się, że z usług hotelarskich mogą korzystać, m.in. goście w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, lub podróży wykonywanej w związku z czynnościami służbowymi lub zawodowymi, lub związanymi z wykonywaniem działalności gospodarczej.

Kiedy będziemy mieli możliwość skorzystania z pierwszego wyjątku wskazanego w przepisie tj.  podróży służbowej?

Powszechnie przyjmuje się, że składają się na nią trzy elementy, które muszą zostać spełnione łącznie, tj. (i) polecenie pracodawcy, (ii) istnienie zadania służbowego wyznaczonego przez pracodawcę i (iii) wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy (por. wyr. SN z 22.10.2013 r., sygn. akt III UK 154/12).

Samo polecenie należy określić jako czynność jednostronnego, udokumentowanego powierzenia pracownikowi przez pracodawcę zadania służbowego. Zlecone zadanie powinno być czymś nietypowym, okazjonalnym, a jednocześnie wyrażone w sposób precyzyjny. Co do zasady – podróż służbowa nie jest tym samym co wykonywanie umówionej pracy, gdyż zlecając pracownikowi wykonanie takiego zadania, jego obowiązki różnią się od codziennego dnia pracy.

Czy więc generalne polecenie, np. „załatwienia sprawy w Krakowie” będzie wystarczające? Zdecydowanie nie. Konieczne jest bowiem nie tylko określenie treści samego zadania, ale także indywidualne określenie osoby pracownika, wskazanie miejscowości docelowej, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, liczby godzin i dni przebywania w podróży, a także przysługującej pracownikowi stawki i wartości diet (por. wyr. NSA w Szczecinie z 19.02.1997 r., sygn. akt SA/Sz 122/96).

Powstaje też pytanie – czym więc jest stałe miejsce pracy? Będzie nim wyłącznie miejsce umówione przez strony w umowie o pracę lub takie, w którym przez dłuższy czas, systematycznie pracownik świadczy pracę. Co do zasady, jego określenie nie będzie trudne. Będzie to konkretny punkt (adres), Warszawa, Kraków lub inne miasto lub obszar geograficzny, na którym pracodawca świadczy stale swoje usługi.

Problem pojawia się w przypadku tzw. pracowników mobilnych, którzy przemieszczają się po pewnym obszarze, np. przedstawiciele handlowi. W ich przypadku z reguły – mając na myśli kolejne ich wyjazdy – nie będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową. Dodatkowo, jako niespełniające tego warunku należy uznać zawarcie porozumienia pomiędzy stronami stosunku pracy o wykonaniu zadania służbowego w innym niż wskazanym w umowie o pracę miejscu.

Wobec powyższego, uznać należy, że możliwość uznania danej podróży pracownika za podróż służbową będzie każdorazowo zależna od okoliczności danego przypadku i łącznego spełnienia ww. przesłanek prawnych. 

Należy mieć jednak na uwadze, iż wspomniane wyżej rozporządzenie upoważnia do korzystania z usług hotelarskich także w innych przypadkach, a podróż wykonywana w związku z czynnościami służbowymi lub zawodowymi jest pojęciem znacznie szerszym niż podróż służbowa.

[Stan prawny na dzień 7.12.2020 r.]