Oświadczenie pracownika a udokumentowanie danych osobowych
Art. 221 § 5 Kodeksu pracy wskazuje, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia pracownika lub kandydata do pracy, a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Przetwarzanie danych osobowych zawartych w kopiach
Czy zatem przepisy te oznaczają, iż pracodawca nie powinien przetwarzać danych osobowych zawartych w kopiach dostarczanych mu dokumentów i zawsze powinien ograniczyć się jedynie do oświadczenia? Przyjęcie takiego wniosku oznaczałoby m.in. zakaz przechowywania w aktach osobowych kopii świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia czy też kopii dyplomów pracownika.
Istota udokumentowania
Wydaje się jednak, że przepis ten nie wprowadza generalnego zakazu takiego działania, a „udokumentowanie” może polegać także na dostarczeniu pracodawcy kopii niektórych dokumentów w celu ich przechowywania przez pracodawcę w ramach potwierdzenia danych. Z takiego założenia wychodzi również rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które w części A nakazuje przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnieniem, a w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Rozporządzenia zakłada więc, że udokumentowanie może oznaczać przechowywanie dokumentu w aktach.
Niezbędność i zasada proporcjonalności
„Udokumentowania” nie powinniśmy rozumieć więc w sposób zawężający. Generalnie dopuścić należy możliwość dokumentowania danych poprzez przechowywanie kopii odpowiednich dokumentów. W dalszym ciągu zasadne jest jednak zachowanie zasady „niezbędności’ wskazanej w analizowanym przepisie oraz zasady proporcjonalności. Ponadto, należy zwrócić uwagę, iż w dostarczanych przez pracownika dokumentach często mogą znajdować się dane wykraczające poza dane co do których pracodawca posiada podstawę ich przetwarzania (dotyczy to wielu informacji wynikających ze świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia).
Kluczowa ocena
Nie w każdej sytuacji przechowywanie dokumentu – mimo iż generalnie dozwolone – będzie więc proporcjonalne. Nie w każdej sytuacji będzie to prawnie uzasadnione. Problem w tym, że to pracodawca ma dokonać oceny, a powinien uczynić to w taki sposób, aby nie narazić się na zarzut nadmiarowego gromadzenia danych osobowych. Niewątpliwie w kontekście dokumentów zawierających szeroki zakres danych osobowych (np. świadectwo pracy) konieczna będzie ich częściowa anonimizacja, w zakresie danych, których pracodawca nie powinien lub nie może przetwarzać.
[Stan prawny na: 23 września 2019 r.]