Jeszcze słów kilka o notatkach służbowych i braku obowiązku informowania pracownika

SN zakwestionował możliwość sporządzania notatek służbowych i umieszczania ich w aktach osobowych pracowników (wyroki z 23.11.2010 r. (I PK 105/10) i z 16.06.2011 r. (I PK 222/10). Jako jeden z argumentów SN podaje, że taka praktyka prowadzi do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Trudno uznać ten argument za racjonalny w sytuacji, gdy art. 108 § 1 i 2 k.p.  zawiera zamknięty i dość wąski katalog przewinień, za które można wymierzyć karę porządkową.

Nietrafiona argumentacja SN w kontekście kar porządkowych

Wiele okoliczności związanych z funkcjonowaniem pracownika w miejscu pracy nie mieści się w tym katalogu, np. zachowania nieetyczne lub sprzeczne z przyjętymi zasadami postepowania, problematyczna postawa wobec współpracowników, zła jakość pracy, działania narażające interes pracodawcy. W tych przypadkach pracodawca nie może zgodnie z prawem wymierzyć kary porządkowej. A przecież nie zawsze można albo należy od razu wypowiadać z takich przyczyn umowę o pracę.

Wartość notatki

Lecz zgodnie z ww. wyrokami SN pracodawca nie może sporządzić i przechowywać notatek służbowych na takie okoliczności. W niektórych firmach tak sformułowany przez SN zakaz można obejść, jeśli pracodawca w komunikacji z pracownikami posługuje się e-mailem (w celu przedstawienia pracownikowi zastrzeżeń do jego pracy wystarczy wysłać e-mail). Ale przecież nie chodzi o to, aby szukać wybiegów ale o to, aby pracodawca mógł legalnie przedstawić pracownikowi swoje konkretne zastrzeżenia i konkretne oczekiwania oraz aby pracownik dowiedział się, że takie zastrzeżenia są oraz czego się od niego oczekuje. Rozmowa ustna jest ulotna i może być niekonkretna. A notatka jest formą utrwaloną, która wymusza na pracodawcy dokonanie opisu i posłużenie się skonkretyzowanym przekazem. Konieczność sporządzenia notatki redukuje ryzyka związane z emocjonalnymi reakcjami. Notatka może wreszcie pełnić funkcję edukacyjną, co ma niebagatelne znaczenie w sytuacji, gdy w jednym zakładzie pracy pracują dwie lub trzy generacje pokoleniowe.

Czy notatki są potrzebne?

Możliwość sporządzania i przechowywania utrwalonych form informowania pracownika o zastrzeżeniach, nieprawidłowościach lub obszarach do poprawy (kwestia nazwy jest wtórna) powinna być dopuszczalna, ponieważ jest to w interesie zarówno pracownika jak i pracodawcy.

Nawet bowiem jeśli u pracodawcy istnieje system okresowej oceny pracowników, to nie zawsze umożliwia on uwzględnienie incydentów lub drobnych zdarzeń. Również plany poprawy mogą nie być adekwatne, ponieważ w przypadku nieakceptowalnej postawy pracownika trudno zakreślać mu termin na poprawę.

Brak obowiązku uprzedzania pracowników o nieprawidłowościach w ich pracy

Jednak to co zaskakuje w stanowisku SN to zawarte w uzasadnieniu wyroku z 2011 r. stwierdzenie, że nie ma obowiązku ostrzegania pracownika o tym, że źle wykonuje pracę, co może być później podstawą wypowiedzenia stosunku pracy. Teza ta, jak i zresztą taka praktyka, są sprzeczne przede wszystkim z interesem pracownika i  moim zdaniem wpisują się w „folwarczny” model zarządzania.

Regulacje za granicą vs. w Polsce

W Niemczech i we Włoszech prawo przewiduje obowiązek uprzedzenia pracownika o zastrzeżeniach albo nieprawidłowościach w jego pracy przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu umowy. W Holandii i Francji przedstawianie pracownikowi w formie utrwalonej takich zastrzeżeń i informacji o nieprawidłowościach w pracy jest wysoce rekomendowane, jeśli pracodawca chce skutecznie bronić decyzji o zwolnieniu pracownika przed sądem pracy. We wszystkich takich przypadkach chodzi o to, aby pracownik dowiedział się, że są do niego zastrzeżenia, co robi źle i aby miał możliwość korekty. Natomiast u nas za prawidłową uznaje się praktykę zaskakiwania pracownika decyzją o zwolnieniu z pracy z przyczyn jego dotyczących i zabrania się pracodawcy działań, które dają pracownikowi szansę na poprawę a samemu pracodawcy umożliwiają wykazanie przed sądem pracy, że potraktował pracownika uczciwie.  

Stan prawny na: 10.10.2019 r.

Alina Giżejowska

Menu