Co warto wiedzieć?

• Osoby, których dotyczy decyzja PIP nie można gorzej stosować z tego powodu.
• Od decyzji PIP przysługuje odwołanie.
• Wykonalność decyzji z reguły będzie zawieszona na czas procesu odwoławczego.
• Skutki podatkowo‑składkowe dopiero po uprawomocnieniu, ale będą rozliczane „od dnia wydania decyzji”.
• PIP będzie wymieniał się informacjami z ZUS i KAS

To dobra okazja, by pracodawcy, którzy dotychczas tego nie uczynili:

• przeanalizowali przyjęte modele współpracy,
• uporządkowali dokumentację,
• zaczęli rutynowo uwzględniać ryzyko rekwalifikacji przy zatrudnianiu i zwalnianiu „kontraktorów”,
• przygotowali się na nowe obowiązki i potencjalne spory.

Przepisy wdrażające nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy przewidują ważną zasadę dla osób kwestionujących decyzję OIP stwierdzającą istnienie stosunku pracy przed sądem.

Zgodnie z mającym wejść w życie art. 477[7b] § 3 k.p.c. odwołujący się będzie musiał już w odwołaniu powołać wszystkie stosowne twierdzenia i dowody. Nie przesądzając, jak szeroko sąd będzie później sam wyjaśniać sprawę, potraktowanie tego wymogu poważnie jest najrozsądniejszym podejściem. Choć brzmi on formalnie, w praktyce może mieć bardzo duże znaczenie. Przepisy przewidują bowiem, że to, czego zabraknie w odwołaniu, będzie można zgłosić później tylko w wyjątkowych przypadkach.

Pozostawienie części argumentów, świadków lub dokumentów „na później” i przedstawienie ich dopiero w toku postępowania przed sądem jest więc obciążone istotnym ryzykiem.

Oznacza to, że odwołanie od decyzji OIP powinno od razu zawierać pełną argumentację oraz materiał, na którym zatrudniający chce się oprzeć, w tym m.in.:

• opis rzeczywistego sposobu wykonywania umowy,
• wyjaśnienie, które ustalenia OIP są kwestionowane i dlaczego,
• odpowiednie dokumenty, korespondencję, grafiki, rozliczenia, procedury,
• wnioski o przesłuchanie konkretnych osób.

Jeśli określone twierdzenia i dowody zostaną powołane później, sąd pominie je przy rozstrzyganiu sprawy. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy strona uprawdopodobni, że wcześniejsze ich powołanie nie było możliwe albo że potrzeba ich przedstawienia pojawiła się dopiero później.

Z perspektywy praktycznej wniosek jest prosty: odwołanie musi być wyczerpujące i przygotowane tak, by mogło wyznaczyć zasadnicze ramy całego sporu.

Choć decyzja inspektora PIP ustalająca istnienie stosunku pracy będzie co do zasady wykonalna dopiero po prawomocnym zakończeniu sprawy sądowej, jej wydanie może wywołać realne skutki jeszcze w trakcie procesu.

Chcielibyśmy zwrócić uwagę na regulację dot. zabezpieczenia sądowego, przewidzianą przez nowo dodany art. 755(6) k.p.c. Zgodnie z tym przepisem, w sprawach z odwołania od decyzji Państwowej Inspekcji Pracy lub o ustalenie istnienia stosunku pracy, sąd będzie mógł udzielić zabezpieczenia na czas trwania procesu. Mówiąc prościej – już na wczesnym etapie sprawy sąd może tymczasowo „uregulować” sytuację stron. Może ono polegać na tym, że umowa będąca przedmiotem sporu – nawet jeśli formalnie jest umową cywilnoprawną – będzie mogła być zmieniona, wypowiedziana lub rozwiązana wyłącznie na zasadach ochronnych właściwych dla prawa pracy.

W praktyce oznacza to konieczność stosowania standardów typowo pracowniczych, takich jak:

• obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia,
• konsultacja ze związkami zawodowymi,
• respektowanie szczególnej ochrony (np. kobiet w ciąży czy osób w wieku przedemerytalnym).

Co więcej, od wypowiedzenia będzie przysługiwało odwołanie do sądu pracy.

Choć przepis wskazuje, że „sąd może udzielić zabezpieczenia”, jego dalsza część znacząco ogranicza swobodę decyzji sądu. Sąd może bowiem odmówić zabezpieczenia wtedy, gdy z okoliczności sprawy nie pozwalają uznać za uprawdopodobnione, że dana umowa jest w rzeczywistości umową o pracę. W praktyce oznacza to, że decyzja nie jest oparta na zupełnie absurdalnych założeniach – zabezpieczenie z reguły będzie udzielane.

Co więcej, sąd będzie mógł szerzej uregulować prawa i obowiązki stron na czas procesu (w zasadzie według uznania sądu), jeżeli sąd stwierdzi, że wymaga tego potrzeba ochrony praw pracownika, a istnienie stosunku pracy zostało uprawdopodobnione.

Na uwagę zasługuje także kwestia umów terminowych. W okresie obowiązywania zabezpieczenia dopuszczalność ich „wygaśnięcia” (z upływem okresu na który zostały zawarte) będzie oceniane z uwzględnieniem limitów właściwych dla prawa pracy (limit 3 umów na czas określony i 33 miesiące umowy na czas określony). W efekcie długoterminowa umowa cywilnoprawna może zostać faktycznie przedłużona co najmniej do czasu zakończenia procesu, choćby strony pierwotnie umówiły się na inny okres jej obowiązywania.

Wniosek? Nawet jeśli decyzja PIP nie jest jeszcze wykonalna, jej wydanie może bardzo szybko przełożyć się na obowiązek stosowania niemałej części standardów prawa pracy — jeszcze przed ostatecznym rozstrzygnięciem sprawy przez sąd.

Nowelizacja ustawy o PIP wprowadza zasadę, że decyzja Okręgowego Inspektora Pracy (OIP) stwierdzająca istnienie stosunku pracy działa „na przyszłość”. Skutki prawne powstają więc z dniem wydania decyzji. Co jednak istotne, obowiązki powiązane z tymi skutkami stają się wykonalne (aktualizują się) dopiero po bezskutecznym upływie terminu do wniesienia odwołania albo – jeśli odwołanie zostanie wniesione – po jego prawomocnym oddaleniu przez sąd.

Na tym tle może pojawić się pokusa, by w trakcie czynności PIP wypowiedzieć umowę cywilnoprawną, aby „uciec” przed decyzją OIP. Pozornie wydaje się, że skoro w dniu wydania decyzji praca nie jest już świadczona, to brak podstaw do oceny, czy wykonywano ją w warunkach typowych dla stosunku pracy.

To rozumowanie jest błędne i może przynieść odwrotny skutek.

Po pierwsze – choć jest to sprzeczne z intuicją – OIP opiera decyzję na stanie faktycznym z okresu kontroli od dnia jej rozpoczęcia, a nie na okolicznościach z dnia wydania decyzji. Po drugie, jeśli w toku postępowania służącego ocenie charakteru prawnego umowy dojdzie do jej wypowiedzenia, OIP ma kompetencję, by stwierdzić istnienie stosunku pracy od dnia, w którym to postępowanie się rozpoczęło. W takiej sytuacji OIP przyjmuje w swojej decyzji ten dzień jako datę zawarcia umowy o pracę.

Równocześnie w takim przypadku stosuje się szczególną konstrukcję prawną – od dnia rozpoczęcia tego postępowania do dnia wydania decyzji:

• do stron umowy stosuje się przepisy prawa pracy dotyczące powszechnej i szczególnej ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę oraz art. 251 k.p.;
• w pozostałym zakresie umowę traktuje się jak umowę cywilnoprawną.

W praktyce oznacza to, że jeśli umowę wypowiedziano z naruszeniem reżimu wynikającego z Kodeksu pracy, zatrudniony będzie mógł dochodzić roszczeń typowych dla stosunku pracy (uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy).

Kluczowe jest też to, że termin do wniesienia odwołania od wypowiedzenia rozpocznie swój bieg dopiero z chwilą uprawomocnienia się decyzji OIP. Nie będzie mieć zatem znaczenia to, ile czasu upłynie między wypowiedzeniem umowy a wydaniem decyzji.

W efekcie próba „uprzedzającego” wypowiedzenia umowy cywilnoprawnej w toku czynności PIP nie eliminuje ryzyka. Przeciwnie, może je zwiększyć, ponieważ takie wypowiedzenie może poskutkować wcześniejszym nabyciem przez zatrudnionego ochrony trwałości stosunku wynikającej z przepisów prawa pracy oraz powstaniem związanych z nią roszczeń.

Na finiszu prac nad ustawą wprowadzono poprawki, które miały rozwiać obawy dotyczące zbyt dużej swobody PIP przy stwierdzaniu istnienia stosunku pracy. Dokładniejsza analiza przepisów pokazuje jednak, że wprowadzone rozwiązania mają charakter atrapowy i ograniczają tę swobodę w niewielkim stopniu.

Przepis wskazujący, że w postępowaniu w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy stosuje się art. 10 Kodeksu postępowania administracyjnego, w praktyce niewiele zmienia. Skoro w sprawie wydawana jest decyzja administracyjna, przepisy tego kodeksu niewątpliwie znajdują zastosowanie, chyba że ustawa wyraźnie je wyłącza lub wprowadza rozwiązania szczególne w danym zakresie. Zapewnienie stronom czynnego udziału na każdym etapie postępowania jest więc oczywiste i nie wymaga dodatkowej regulacji.

Trzeba jednak przyznać, że zasada czynnego udziału daje stronom jedynie „miękkie” środki oddziaływania na proces decyzyjny Okręgowego Inspektora Pracy. Pracodawca i pracownik mogą zatem zgłaszać dowody, brać aktywny udział w czynnościach postępowania czy wypowiedzieć się co do zebranych materiałów przed wydaniem decyzji. Mogą też przedstawiać swoje stanowiska. Na poziomie kontroli możliwość odniesienia się do okoliczności sprawy jest wręcz warunkiem wydania przez inspektora polecenia poprzedzającego decyzję.

Pracodawca i pracownik nie mogą jednak bezpośrednio i wiążąco wpłynąć na rozstrzygnięcie OIP – nawet jeśli zgodnie uznają, że łączy ich umowa cywilnoprawna.

Co prawda art. 33a ust. 4 nowelizowanej ustawy przewiduje, że w postępowaniu administracyjnym dotyczącym decyzji uwzględnia się wolę stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego, albo nie zmierza do obejścia prawa. Jeśli jednak zatrudnienie wykazuje cechy typowe dla umowy o pracę, uwzględnianie oczekiwań stron naruszałoby art. 22 § 11 Kodeksu pracy. Gdy zachodzą okoliczności wskazane w § 1 tego przepisu, nie ma przestrzeni do brania pod uwagę woli stron. Z perspektywy OIP – organu związanego zasadą legalizmu – stosunek pracy albo jest, albo go nie ma. Tertium non datur.

Wola stron umowy kończy się więc tam, gdzie zaczyna się władztwo Okręgowego Inspektora Pracy

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, uchwalona przez Sejm 11 marca 2026 r. i przyjęta przez Senat bez poprawek, wprowadza do polskiego porządku prawnego zupełnie nową formę udokumentowania stosunku pracy: decyzję administracyjną inspektora pracy stwierdzającą istnienie stosunku pracy. To zmiana, której praktyczne konsekwencje będą odczuwalne zarówno przez pracodawców, jak i osoby dotychczas zatrudniane na umowach cywilnoprawnych.

Decyzja ma charakter deklaratoryjny – nie kreuje stosunku pracy, lecz potwierdza, że już istnieje na mocy art. 22 § 1 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że prawomocna decyzja powinna być traktowana jako akt samoistnie dokumentujący nawiązanie stosunku pracy – bez konieczności składania oświadczeń woli przez strony czy podpisywania papierowej umowy. Innymi słowy, dołącza do dotychczasowego katalogu aktów dokumentujących stosunek pracy, obok umowy o pracę, czy aktów mianowania bądź powołania.

Pojawia się jednak pytanie: czy strony względem których inspektor „stwierdził” istnienie stosunku pracy, mogą swobodnie zawierać porozumienia dot. zmiany np. warunków płacy stwierdzonych w drodze decyzji – czy też potrzebna jest do tego zgoda inspektora? Szczęśliwie nie jest wymagana. Ustawa nie przyznaje inspektorowi żadnych kompetencji do zatwierdzania późniejszych porozumień stron – jedynie do stwierdzania stanu rzeczy w dniu wydania decyzji (lub w pewnych przypadkach – w dniu rozpoczęcia kontroli).

Tym samym, w braku odmiennych wyraźnych ograniczeń nałożonych przez sąd w toku procesu w ramach zabezpieczenia, strony w drodze porozumienia będą mogły nadal swobodnie zmieniać jego warunki.