Czy podpisanie przez pracownika dokumentu podpisem zaufanym lub podpisem osobistym powoduje zachowanie formy pisemnej?

Tryb pracy zdalnej rodzi dla pracodawcy wyzwania związane z m.in. podpisywaniem dokumentów przez obie strony stosunku pracy. Pomimo tego, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest już w powszechnym użyciu pracodawców, to pracownicy, jako osoby prywatne, rzadko decydują się na zakup tej płatnej usługi. Ale coraz częściej zdarza się, że pracownicy chcą podpisywać dokumenty podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Dla pracodawcy skuteczność takiego podpisu ma znaczenie wówczas, gdy przepisy wymagają formy pisemnej dokumentów (np. umów, wniosków). Głównie w kontekście prawidłowości prowadzenia dokumentacji pracowniczej i ryzyka zarzutu popełnienia wykroczenia. Ale może to mieć znaczenie również dla ważności zmian umowy o pracę, jeśli umowa zawiera postanowienie, że wszelkie jej zmiany powinny być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Jak zatem traktować takie podpisy ze strony pracowników?

I. Podpis zaufany

Podpis zaufany w profilu zaufanym (ePUAP) służy do komunikacji z organami administracji publicznej i  do potwierdzania tożsamości użytkownika na jej potrzeby. Zgodnie ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, profil zaufany oznacza „środek identyfikacji elektronicznej, zawierający zestaw danych identyfikujących i opisujących osobę fizyczną, który został wydany w określony przepisami sposób”. Profil zaufany umożliwia podmiotom publicznym na uwierzytelnienie osoby fizycznej. Złożenie podpisu przez profil zaufany ePUAP umożliwia potwierdzenie tożsamości jego posiadacza w usługach publicznych i pozwala na podpisywanie (autoryzację) pism kierowanych przez wnioskodawców i strony do podmiotów publicznych w postaci elektronicznej.

Podpis zaufany nie zastępuje podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego w ogóle, ale zastępuje własnoręczny podpis tylko w kontaktach elektronicznych z podmiotami publicznymi np. ZUS, urzędy skarbowe, ministerstwa, itp. Zatem jego użycie przez pracownika przy podpisywaniu dokumentów z pracodawcą nie zapewnia zachowania formy pisemnej.

II. Podpis osobisty (tzw. e-dowód)

Ustawa o dowodach osobistych wprowadziła pojęcie podpisu osobistego. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Mówiąc skrótowo, podpis osobisty (dowód osobisty z warstwą elektroniczną czyli tzw. e-dowód) został stworzony w celu umożliwienia bezpiecznego potwierdzania tożsamości w sieci.

E-dowód pozwala logować się do portali urzędowych i podpisywać dokumenty wysyłane elektronicznie do urzędów. Zgodnie z art. 12d ust. 1 ustawy opatrzenie danych podpisem osobistym wywołuje w stosunku do podmiotu publicznego skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Czyli w kontaktach elektronicznych z podmiotami publicznymi posługując się podpisem osobistym osiągamy ten sam skutek jakbyśmy podpisali się w tradycyjny sposób – składając podpis odręczny piórem lub długopisem na dokumencie papierowym.

Dla pracodawców kluczowe znaczenie ma art. 12d ust. 2 tej ustawy, zgodnie z którym skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu wywołuje opatrzenie danych podpisem osobistym w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę.

A zatem zgoda pracodawcy na posłużenie się przez pracownika podpisem osobistym zapewnia zachowanie firmy pisemnej. Można bowiem przyjąć, że pracownik podpisując dokument w ten sposób już wyraża swoją zgodę.

Przy okazji – ciekawe jak szybko kolejne pokolenia nie będą już rozumiały o czym tu piszę?

[Stan prawny na dzień 05.03.2021 r.]

Autorka: r. pr. Alina Giżejowska

Menu