Rząd przygotował projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Druk sejmowy nr 1995). Ustawa jest obecnie po pierwszym czytaniu z rekomendacją Komisji Nadzwyczajnej ds. Deregulacji o przyjęcie ustawy przez Sejm. Zgodnie z projektem, ustawa ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.
Kluczowe zmiany dla pracodawców
Poniżej 3 główne, przewidziane cele projektu ustawy w proponowanej formie:
- skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat
- umożliwienie pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej
- zmiana obecnie obowiązującej zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika
Zmiana zasad dotyczyć ma zarówno osób, które zatrudnione są na podstawie umowy o pracę, jak i zleceniobiorców – Zleceniodawca także będzie miał obowiązek przechowywania niezbędnej dokumentacji przez lat 10.
Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji
Zgodnie z przepisami prawa pracy jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej, tj. dokumentacji osobowej (a w szczególności akt osobowych) i płacowej. Owa dokumentacja zgodnie z dzisiejszym stanem prawnym musi być prowadzona w postaci papierowej, natomiast dokumentacja pracownicza przechowywana w wersji elektronicznej nie zwalnia z obowiązku przechowywania tradycyjnej dokumentacji. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej co do zasady wynosi 50 lat od dnia zakończenia trwania stosunku pracy.
Celem takiej, a nie innej formy jest przede wszystkim wykorzystanie dokumentacji w postępowaniu przez ZUS w sprawach o ustalenie emerytury lub renty, ponadto dokumentacja taka może być wykorzystana w celach dowodowych na wypadek ewentualnych sporów sądowych.
Więcej o autorze: Robert Jezierski
Newsy HR