Od 1 lipca na stałe zmieni się sposób wydawania zwolnień lekarskich. Tradycyjne papierowe L4 zostaną całkowicie zastąpione przez elektroniczne formularze e-ZLA. Każdy pracodawca, poprzez profil na Platformie Usług Elektronicznych otrzyma natychmiast wiadomość o wystawieniu elektronicznego zwolnienia dla pracownika wraz z danymi dotyczącymi samego zwolnienia.
Informowanie o nieobecności w pracy
Pojawia się pytanie, czy na gruncie powyższej regulacji można uznać, że pracownik de facto będzie zwolniony z obowiązku informowania pracodawcy o fakcie i przyczynie nieobecności w pracy, czy też obowiązek ten będzie istniał nadal?
Obowiązek informacyjny dot. nieobecności w pracy wynika z § 2 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. W tym zakresie nic się nie zmienia i pracownik obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy, przedkładając dowód usprawiedliwiający nieobecność, którym w przypadku choroby jest zaświadczenie lekarskie. Obecnie pracownik może dostarczyć dowód pracodawcy osobiście, za pośrednictwem innej osoby, telefonicznie albo przesłać pocztą. Nadal więc pracownik będzie obowiązany spełnić dwa obowiązki: poinformować pracodawcę o swojej nieobecności i jej przyczynie oraz przedłożyć dowód tę nieobecność usprawiedliwiający.
Nowe regulacje w praktyce
Powstaje pytanie, czy na skutek wystawienia zwolnienia w systemie elektronicznym i uzyskania do niego dostępu przez pracodawcę na Platformie Usług Elektronicznych, obowiązek informacyjny pracownika jest automatycznie realizowany w chwili zapisu e-zwolnienia w systemie. Pracownik może bowiem założyć, iż skoro nie otrzymuje on zwolnienia lekarskiego w formie papierowej, a zostaje ono bezpośrednio przesłane do pracodawcy w systemie elektronicznym, to nie jest on już obowiązany do podejmowania dodatkowej inicjatywy informowania pracodawcy. Tym bardziej, że przepisy wymagają, aby poinformował on pracodawcę, czyli podmiot, który go zatrudnia, a nie konkretną osobę.
Powyższy dylemat ma ogromne znaczenie w szczególności dla dużych przedsiębiorstw, o złożonej strukturze organizacyjnej, gdzie jednostka odpowiedzialna za obsługę administracyjną spraw kadrowo-płacowych, jest oddalona od miejsca, w którym pracuje pracownik, co oznacza, że przepływ informacji między tą jednostką a miejscem pracy nieobecnego pracownika nie będzie natychmiastowy.
Czy e-zwolnienie wystarczy?
Okoliczność, że pracodawca uzyskuje informację o nieobecności pracownika za pomocą środków elektronicznych, nie musi i nie powinien zastępować obowiązku informacyjnego pracownika. Celem takiego działania jest przede wszystkim umożliwienie dokonania bieżących zmian w organizacji pracy w powodu czyjejś nieobecności. Informacja o nieobecności pracownika w pierwszej kolejności jest istotna dla jego przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za organizację pracy. Samo przekazanie informacji o nieobecności pracownika do pracodawcy, a de facto odczytanie tej informacji w systemie przez pracownika jednostki kadrowo-płacowej, nie spełnia tego celu.
Dobre praktyki pracodawców
W celu zapewnienia sprawnego przepływu informacji, pracodawca powinien zadbać o wyraźne odróżnienie obowiązku informacyjnego pracownika od obowiązku przedłożenia dowodu usprawiedliwiającego nieobecność w pracy. Może to zrobić poprzez wprowadzenie odpowiednich postanowień do Regulaminu Pracy lub do innych zasad organizacji i porządku w pracy albo drogą polecenia służbowego. W ramach organizacji pracy i ustalania porządku w pracy pracodawca ma prawo nałożyć na pracownika obowiązek niezwłocznego poinformowania o nieobecności i jej przyczynie oraz przewidywanym okresie jej trwania „przełożonego lub osoby go zastępującej albo wyznaczonego pracownika działu kadr”. Pracodawca może również ustalić sposób, w jaki pracownik powinien spełnić swój obowiązek niezwłocznie w celu zapewnienia pracodawcy możliwości prawidłowej organizacji pracy (nie tylko telefon ale też wiadomość e-mail, sms, komunikator).
Autorzy:
aplikantka radcowska Kamila Kopeć
radca prawny Alina Giżejowska
Newsy HR